Pasos para Organizar un Evento Online de Éxito

La celebración de un evento online ha se ha convertido en unas de las herramientas de marketing online más poderosas de la actualidad.

Gracias sobre todo a la facilidad que supone para los posibles interesados el participar en él, ya que solo es necesario una conexión a internet.

Además, evitamos la pesada logística que supone organizar un acto presencial, con los costes que acarrea, y nos aseguramos una audiencia mucho más amplia.

Pero para que nuestro evento online tenga éxito, debemos seguir unas pautas y pasos que nos aseguren una perfecta organización.

Como si de organizar un festival de música se tratase, debemos asegurarnos que la participación en nuestro proyecto debe ser la mayor posible.

Si estás interesado en saber cuales son las mejores estrategias para la organización de un evento online, te aconsejo que sigas leyendo.

Consejos para organizar un evento online 

Crear un evento online supone seguir una serie de pautas y pasos que nos aseguren éxito, pero que sobre todo nos aseguren la promoción y salud de nuestra marca.

No vale con crear un directo en Youtube o una serie de vídeo grabados y publicados sucesivamente.

Dibujo de unas manos sujetando una tablet para acceder a un evento online

Un evento online debe ser un proyecto mucho más ambicioso ya que nuestro objetivo debe ser conseguir futuros clientes o fidelizar los que ya tenemos.

La planificación tiene que ser como organizar un congreso para nuestros clientes, socios o empleados, donde el fin es potenciar tu marca o vender tu producto.

Por ello, para dotar a tu evento de un aspecto mucho más profesional, existen plataformas de gestión desde donde puedes organizar todo lo relativo al evento.

Una de estas plataformas es Eventbrite, que en minutos te va a permitir organizar cualquier tipo de evento con un aspecto de lo más profesional.

Enviar una invitación para el evento online

¿Qué es de un evento sin público?

Por este motivo, debemos asegurarnos de que la participación sea la más amplia posible, y aquí es donde entran en juego las invitaciones personales.

El email marketing es otras de las herramientas más poderosas con las que podemos contar a la hora de organizar un evento online.

Debemos enviar invitaciones a toda nuestra agenda de contactos y clientes donde anunciemos la celebración de nuestro evento.

Además, debemos detallar claramente la fecha de celebración y los pasos para poder participar en él.

Promoción en Redes Sociales

Paso fundamental para llegar a posibles interesados y ampliar nuestra lista de interesados en participar.

Las redes sociales son otra de las herramientas imprescindibles en las estrategias de marketing online por su facilidad de uso y su amplia penetración.

Inscripción Online

La mejor forma de llevar un control de todos los participantes interesado en acceder a nuestro evento es abriendo una inscripción online para el mismo.

Para ello, tanto si el evento es gratuito como si es de pago, podemos adjuntar en nuestro mail de invitación un enlace para formalizar la inscripción.

Aquí es donde cobra verdadera importancia plataformas de gestión como Eventbrite, que dispone de todas esta herramientas con las que podemos crear una web para el evento.

A través de ella, canalizar las inscripciones para el mismo o crear la pasarela de pagos que será gestionada por la plataforma.

Correo de Bienvenida

No puede faltar el correo dando la bienvenida a los futuros participantes de nuestro proyecto, tanto si es gratis como si no lo es.

En este correo, aparte de darle las gracias por su interés, debemos adjuntar todos los datos necesarios para el cliente.

Dibuje de una tablet donde una mujer hace un evento online sobre yoga

Datos como fecha de celebración, hora, lugar o plataforma, modo de acceso al evento, y si es de pago, adjuntar la factura y los datos del pago realizado.

Correos de recordatorios

Una técnica muy utilizada es la de enviar emails periódicos a medida que se acerca la fecha de celebración para comprobar que el interesado no se ha olvidado del evento.

No hay que ser constante con el envío de estos mails ya que podemos crear el efecto contrario y hacer que el interesado pierda el interés.

Acceso al evento

Es fundamental la puntualidad a la hora de celebrar nuestro evento online, por eso es conveniente tener todo preparado mucho antes de su celebración.

Uno de los métodos es estar online a la hora señalada y esperar a que todos los interesados completen su conexión.

También es importante facilitar el acceso al evento una vez este haya terminado. 

En muchos casos, puede haber interesados que no hayan podido conectarse por algún motivo o que quiera volver a visualizar la retrasmisión.

Existen muchas plataformas audiovisuales que te permiten guardar una copia del evento celebrado para poder visualizarlo posteriormente.

Vuelve a entrar en escena el email marketing donde es buena idea enviar un mensaje a los interesados dando las gracias por su interés y participación.

Además, es importante adjuntar la forma de acceder al curso de manera offline y abrir un buzón para recibir dudas o preguntas.

Sigue algunos de estos consejos a la hora de preparar un evento online, seguro que su resultado será exitoso y conseguirás un alcance mucho mayor.

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